Die Grundfunktionen von Microsoft Word für Autoren
Es gibt viele Wege, um ein Buch zu schreiben und zu gestalten. Einer dieser Wege ist das Schreiben in einer formatierten Vorlage. Formatierungsvorlagen können in Word 2010 recht einfach erstellt werden. Ist diese Arbeit einmal gemacht, können Sie immer wieder darauf zurückgreifen und sparen später Zeit.
Inhaltsverzeichnis
Format & Seitenränder
Als erstes sollten Sie sich überlegen, in welchem Format Sie Ihr Buch später veröffentlichen möchten. Standardmäßig ist bei Word DIN A4 im Hochformat mit einem Rand oben, links und rechts von 2,5 cm und unten von 2 cm eingestellt. Ändern können Sie diese Einstellungen unter “Seitenlayout > Seite einrichten > Größe / Ausrichtung / Seitenränder”. Welche Formate inkl. Maßangaben Sie bei epubli drucken lassen können, finden Sie in dieser Produktübersicht. Damit beim Beschneiden der Seiten nichts vom Inhalt verloren geht, empfehlen wir die Seiten mit 3 mm Beschnittrand anzulegen. Das bedeutet zum Beispiel bei einem Taschenbuch von 12,5 x 19 cm wird die Seite in 13,1 x 19,6 cm angelegt. Grafiken wie Bilder und Tabellen sollten nicht über den festgelegten Seitenrand von 2 bis 2,5 cm hinausragen, damit ein Beschnitt ausgeschlossen werden kann. Einen zusätzlichen Beschnittrand müssen Sie nicht anlegen und sollten auch keine Beschnittmarken setzen, da diese bei der Produktion mitgedruckt werden würden.
Schrift formatieren
Die Grundeinstellungen sind gemacht, nun könnten Sie theoretisch auch schon drauf losschreiben. Aber auch beim Thema Schrift sparen Sie sich am Ende jede Menge Formatierungsarbeit, wenn Sie im Vorhinein einige Einstellungen vornehmen. Die Auswahl der Schriftart obliegt ganz Ihnen. Diese sollte jedoch möglichst unaufdringlich sein, um die Lesbarkeit sicherzustellen wie z. B. bei Arial, Verdana, Times New Roman oder Garamond. Außerdem sollten Sie nicht zu viele verschiedene Schriftarten in einem Dokument bzw. Buch verwenden, damit der Lesefluss nicht unterbrochen wird (max. zwei Schriftarten: eine für Überschriften und eine für den Fließtext). Genauso sparsam wie mit den Schriftarten sollten Sie mit Vorhebungen (fett, kursiv, unterstrichen etc.) umgehen. Für Standardtexte empfehlen wir eine Schriftgröße von 11pt und für Kleingedrucktes 9pt. Um Überschriften vom restlichen Text abzuheben, können diese beispielsweise in 18pt für h1 und 14pt für h2 formatiert werden.
Word 2010 kommt bereits mit einigen Formatvorlagen für Schriften und deren Funktionen. Zu finden sind sie unter “Start > Formatvorlagen”. Öffnen Sie alle Schnellformatvorlagen über den unteren Pfeil “Weitere”. Sie sehen nun Vorlagen wie “Standard”, “Überschrift 1”, “Überschrift 2”, “Zitat” und “Untertitel”. Um zu sehen, wie eine dieser Formatvorlagen an Ihrem Text aussieht, müssen Sie lediglich den Cursor in den Absatz stellen, um die Formatierung für den ganzen Absatz vorzunehmen, einzelne Wörter, Wortgruppen oder Sätze markieren oder aber auch den ganzen Text mit der Tastenkombination “Strg + A” markieren. Anschließend fahren Sie mit der Maus über die Schnellformatvorlagen für Schriften und sehen, wie sich diese auf Ihren Text(abschnitt) auswirken. Mit einem Linksklick auf eine Vorlage wenden Sie jene an. Alle Formatvorlagen finden Sie in der erweiterten Ansicht (Alt + Strg+ Umschalt + S) und können natürlich von Ihnen unter “Start > Formatvorlagen > Formatvorlagen ändern” bearbeitet und Ihren Ansprüchen angepasst werden.
Bei vielen Änderungen ist es jedoch einfacher, sich eigene Formatvorlagen anzulegen. Schreiben Sie dazu im Texteditor ein paar Worte oder zusammenhängende Buchstaben (müssen keinen Sinn ergeben) und formatieren Sie diese nach Ihren Wünschen, z. B. Schriftart: Arial, Schriftgröße: 11pt, Textausrichtung: Blocksatz, Schriftfarbe: schwarz, Zeilenabstand: 1,15. Auch weitere Formatierungsmöglichkeiten, wie Einzüge, Aufzählungen, Nummerierungen und Abstände vor und nach dem Absatz, können Sie hier verwenden. Markieren Sie nun Ihren Text, gehen Sie auf “Start > Formatvorlagen > Weitere > Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern…” und geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen, z. B. “Roman Text”.
Analog zu dieser Vorgehensweise können Sie nun weitere Formatvorlagen für Ihre Texte anlegen, beispielsweise “Roman Kapitelüberschrift” zur Differenzierung zwischen verschiedenen Buchkapiteln. So können Sie Vorlagen für unterschiedliche Genres erstellen. Kinderbücher werden zum Beispiel meist in größerer Schrift gedruckt und bei Sachbüchern und wissenschaftlichen Arbeiten gibt es oftmals zum Textblock mehrere, unterschiedliche Überschriften sowie Bildunterschriften.
Einmal angelegt, können Sie Ihre Schrift-Formatvorlagen auch in einem neuen Dokument für das nächste Buch verwenden. Vergessen Sie also nicht Ihre Word-Vorlage an einem auffindbarem Ort zu speichern! Schreiben Sie Ihr Buch und formatieren Sie gleich bestimmte Textabschnitte, indem Sie auf Ihre Schnellformatvorlagen zurückgreifen. Das spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch bei der Orientierung in Ihrem Dokument.
Einfügen von Bildern, Grafiken und Tabellen
Im Menüband unter “Einfügen > Illustrationen > …” haben Sie verschiedene Optionen Bilder und andere Grafiken einzufügen. Unter “Grafik” können Sie Bilder von Ihrer Festplatte auswählen. Alle gängigen Bildformate werden dabei berücksichtigt. Unter “ClipArt” finden Sie nicht nur Zeichnungen, sondern auch Fotos sowie Video- und Audiodateien. Grenzen Sie Ihre Suche ein, indem Sie mehrere Suchbegriffe verwenden und den gewünschten Mediendateityp auswählen. Um Informationen zu veranschaulichen, können Sie “SmartArt-Grafiken”, “Diagramme” oder auch einzelne “Formen” nutzen. Außerdem ist es Ihnen möglich “Screenshots” Ihres Bildschirms in Ihr Dokument einzufügen, ohne ein externes Tool zu verwenden. Tabellen lassen sich im gleichen Reiter unter “Einfügen > Tabellen” an die aktuelle Position des Cursors setzen. Dabei können Sie entweder Ihre eigene Tabelle erstellen oder auf Formatvorlagen (“Schnelltabellen”) zurückgreifen.
Hinweis: Bitte beachten Sie vor dem Einfügen in Word, dass Ihre Bilder und Grafiken eine Bildauflösung von 300 dpi aufweisen. Eine geringere Auflösung führt beim Druck zu Verpixelung und Unschärfe, bei einer zu hohen Auflösung wird Ihre Datei unnötig groß. Für optimale Ergebnisse sollten Sie Ihre Bilder im RGB-Farbraum anlegen und auf Transparenzen verzichten. Wenn Sie Ihr Buch in schwarz-weiß drucken möchten, wandeln Sie farbige Bilder in Graustufen um, damit diese im Druck nicht zu dunkel werden.
Bearbeiten von Bildern, Grafiken und Tabellen
Zum Bearbeiten einer Grafik, wählen Sie diese mit der linken Maustaste aus. Sofort erscheint ein Rahmen um die Grafik, mit dessen Punkte Sie die Größe beliebig anpassen können. Ziehen Sie an einem der Eckpunkte, verändert sich die Grafik sowohl in der Breite als auch in der Länge. Drücken Sie zusätzlich die Shift-Taste und die Proportionen der Grafik werden beibehalten. Mit dem grünen Punkt lässt sich die Ausrichtung ändern. Ist die Grafik ausgewählt, erscheint je nach Art der Illustration ein oder zwei neue Reiter oberhalb des Menübands (Format, Entwurf und Format oder bei Tabelle Entwurf und Layout). Wählen Sie diese aus, um weitere Möglichkeiten zur Anpassung Ihrer Grafik zu entdecken.
Auch hier können Sie die Größe des Objektes ändern, indem Sie es zum Beispiel zuschneiden oder genaue Zentimeterangaben zur Länge und Breite machen. Achten Sie darauf, dass Bilder und Grafiken nicht über den Seitenrand hinausragen, um sicher zu gehen, dass diese vom Beschnitt nicht betroffen werden. Wichtige Funktionen für Ihre Buchgestaltung sind außerdem “Format > Anordnen > Position” und “Format > Anordnen > Zeilenumbruch”, mit denen Sie das Objekt auf der Seite sowie im Bezug zum Text positionieren können, z. B. ob der Text um das Bild herum, über und unter dem Bild oder gar vor dem Bild fließen soll. Weiterhin können Sie unter anderem das Bild mit Effekten versehen, Rahmen hinzufügen und die Farbe ändern. Solche Anpassungen sind aber eher Spielereien und sollten sparsam eingesetzt werden. Weniger ist bekanntlich oftmals mehr.
Alternativ finden Sie einige dieser Einstellungen auch, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik oder Tabelle klicken. Auf diese Weise können Sie auch eine “Beschriftung einfügen”. Im nun aufkommenden Fenster lässt sich die Position und zwischen verschiedenen Bezeichnungen der Beschriftung wählen, aber auch eigene Bezeichnungen definieren. Geben Sie Acht, dass Sie stets die gleiche Beschriftungsweise für alle Grafiken oder Tabellen verwenden.
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